Kuinka pitää oman tiimin ja yrityksen suorituskyky odotetulla tasolla myös kriisitilanteen alla? Ideoita etäjohtamiseen.

CBR-onlinen teettämän tutkimuksen mukaan 77 % ihmisistä kokee olevansa tuotteliaampia etätöissä kuin toimiston hälinän keskelläToisen tutkimuksen mukaan 82 % ihmisistä ovat onnellisempia saadessaan työskennellä etänä. 

Avokonttorien ollessa nykyään enemmän sääntö kuin poikkeus, ovat yllämainitut tilastot varmasti totuuksia normaaliolosuhteissa. Mutta miten käy tuotteliaisuuden nyt, kun sekä puolisot että lapset ovat pakotettuina etätöihin sekä –opintoihin?

Keräsimme hiljattain Compassilaisten vinkit lastenhoidon ja etätöiden yhdistämiseen, jotta työtehokkuus ei kärsisi. Tämä kirjoitelma ei siksi ole suunnattu kaikille työntekijöille, vaan lähinnä esimiehille ja johtajille, jotka ovat huolissaan siitä, pysyykö oman tiimin tai yrityksen suorituskyky odotetulla tasolla myös kriisitilanteen alla.  

Kirjoitelman tarkoituksena ei myöskään ole ottaa käytäntöön mikrotason johtamista etätyökalujen avulla, vaan varmistaa, että myös ne työntekijät, jotka eivät välttämättä ole luonnostaan etätyöntekijöitä, pystyvät suoriutumaan tehtävistään normaalisti. Keräsimme siksi alle muutamia vinkkejä tehokkuuden ylläpitämiseksi.

1. Luokaa yhteisiä ”etärutiineja” 

Meillä Compassilla jokainen aamu on viimeisen kahden ja puolen viikon aikana alkanut yhteisellä aamukahvilla, jonka tarkoituksena on tarjota kaikille meille alusta purkaa mitä tahansa ajatuksia. Tämä hetki toimii monelle erinomaisena aamunavauksena, josta on hyvä lähteä päivään. Aamuvirkuille se toimii päivän ensimmäisenä taukona, mitkä ovat erityisen tärkeitä kotikonttorilla.

2. Auttakaa toisianne aikatauluttamaan työtehtäviä ja pitäkää kiinni näistä aikatauluista 

Konttorin läheisyydessä aikataulujen muuttaminen onnistuu helposti olkapäälle koputtamalla. Etätöissä totuus on usein toinen. Sähköpostitse tehtävälle lisäajan pyytäminen tuntuu monesta erittäin työläältä, minkä takia tarkat aikataulut ja niissä pysyminen on elintärkeää toimivan etätyöskentelyn kannalta. Aikatauluttaminen lisää tutkitusti työn tehokkuutta ja kun vastuu ulottuu myös muihin tiimin jäseniin, on varmaa, että aikatauluista pidetään paremmin kiinni. 

3. Pyytäkää enemmän päivityksiä töiden etenemisestä kuin normaalisti 

Mitä pienempi tiimi on kyseessä, sen tehokkaampaa tiedonkulku yleensä on. Isommissa tiimeissä, joissa työtehtävät jakaantuvat useammalle osapuolelle, nousee tehokas ja läpinäkyvä kommunikaatio yhä tärkeämpään rooliin. Päivityksien pyytäminen edesauttaa tiedonkulkua, mutta niiden suhteen ei myöskään tule mennä äärimmäisyyksiin – terve tasapaino kaikessa! 

4. Pitäkää palavereja pienemmissä ryhmissä, vaikka se tarkoittaisi, että niitä joutuisi pitämään useampia 

Monet ovat varmasti huomanneet, kuinka vaikeaa voi olla saada oman äänensä kuuluviin useamman henkilön videopalaverissa. Hyvät ideat syntyvät hetkessä ja paranevat palautteesta. Mikäli videopalaverissa on liikaa osallistujia, jää monet hyvät ideat kuulematta. Jakakaa siis tiiminne pienempiin ryhmiin ja, kuten edellisessä kappaleessa mainittiin: katsokaa että kommunikaatio myös ryhmien välillä on tehokasta ja läpinäkyvää. 

5. Muistakaa että työpäivän kuuluu myös loppua  

Kun toimiston ja kodin välinen raja on häilyvä, voi monille olla vaikeaa nähdä milloin työpäivä alkaa ja milloin se päättyy. Nyt kun toimistot ovat monella ihmisillä pystytetty kotioloihin, on mahdollista että työ- ja vapaa-aikaa on vaikeaa erottaa toisistaan. Määräajat ovat tunnetusti tehokkuutta lisääviä ja mikäli halutaan säilyttää toimistonomainen suorituskyky, on tärkeää, että on aikarajoja, jotka vapauttavat työntekijät tehtävistään. 

Ihminen on ohjelmoitu vastustamaan muutosta, mutta se ei tarkoita, ettemmekö me olisi erittäin sopeutuvaisia – se vain yleensä tapahtuu pakon edessä. Työntekijöiden terveys tulee olla ensisijaista jokaiselle johtajalle, yrityksen päivittäisen toiminnan ylläpitäminen on kuitenkin myös erittäin tärkeää. Maailma on tämänhetkisen kriisin johdosta muuttunut lopullisesti, ja näihin muutoksiin parhaiten sopeutuvat yritykset selviävät kriisistä parhaiten. Kiireellisyys on innovaation liikkeellepaneva voima ja käynnissä oleva pandemia on ollut monessa yrityksessä suurin digitalisaation toteuttaja.  Etätyön tehokkuudesta tehdyt lupaukset lunastetaan tulevien kuukausien aikana ja todellisia tutkimustuloksia joudumme odottamaan vielä pidempään. Muistetaan kuitenkin, että tilanne itsessään on väliaikainen ja jonka aikana tehdyt sopeutumiset ja muutokset voivat olla yritysten hyödyksi myös tulevaisuudessa. 

 

Göran Hernberg
Toimitusjohtaja
Compass Human Resources Group Finland