Henkilötietotyypit

Keräämme seuraavanlaisia henkilötietoja:

Luottamukselliset henkilötiedot:

• Tieto, joka saadaan henkilöltä itseltään prosessin aikana suullisessa tai kirjallisessa muodossa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoa kertyy ansioluetteloista, hakemuskirjeistä, puhelinkeskusteluista, haastatteluista sekä julkisista lähteistä. Lisäksi verkkosivustomme käyttää evästeitä, jotka keräävät dataa. Alla lisää evästeiden keräämästä datasta.

Tallennettavat tiedot

Tallennamme vain tarvittavat ja rekrytointiprosessin näkökulmasta olennaiset tiedot, joita ovat henkilön nimi, puhelinnumero, sähköposti, työnantajayritys, nykyinen tehtävä ja linkki siihen julkiseen lähteeseen, josta henkilötieto on saatu. Lisäksi tallennamme tietoa prosessin etenemisestä kyseisen henkilön osalta, esim. yhteydenoton aihe, ajankohta sekä rekrytointiprosessin vaihe.

Mikäli henkilö etenee rekrytointiprosessissa, tallennamme henkilön meille toimittaman materiaalin ja prosessissa etenemisen vaiheen tietokantaamme.

Rekrytointiprosessin yhteydessä henkilö antaa tiedot Compass HRG:n käyttöön vapaaehtoisesti. Henkilön ei ole pakko antaa pyydettyjä henkilötietoja Compass HRG:lle, mutta se estää henkilön osallistumisen kyseiseen rekrytointiprosessiin.

Suostumuksellisuus

Henkilöltä pyydetään lupa säilyttää tietokannassamme henkilön itsensä meille toimittamat ja rekrytointiprosessin kannalta olennaiset tiedot.

Suostumus pyydetään kirjallisena, kun henkilön kanssa ollaan henkilökohtaisessa yhteydessä.

Mikäli henkilö jatkaa prosessissa eteenpäin ja esitellään asiakkaalle, häntä informoidaan siitä ja häneltä pyydetään siihen erikseen kirjallinen lupa.

Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen

Compass HRG säilyttää henkilötietoja vain silloin, kun käyttötarkoitus on perusteltua ja niin kauan kuin se katsotaan tarpeelliseksi. Henkilö, jonka henkilötietoja Compass HRG säilyttää, voi milloin tahansa pyytää henkilötietonsa poistettavan, jolloin poistamme kaikki henkilöön liittyvät tiedot ja merkinnät.

Tietojen tuhomaisen periaatteet / vanhentuneen tiedon käsittely

Suostumuksen alaiset henkilötiedot tuhotaan Compass HRG:n tietokannasta, kun henkilötietojen käyttötarkoitus ei enää ole perusteltu tai mikäli henkilö pyytää henkilötietonsa poistettavan.

Tiedonluovutuksen periaatteet

Määrittelemme asiakkaiden toimeksiantosopimuksissa periaatteet tiedon luovutuksesta Compass HRG:n asiakasyrityksille. Pyydämme henkilötietojen luovuttamiselle erikseen kirjallisen suostumuksen. Pidämme tiedon kohteena olevia henkilöitä tietoisina tiedon luovutuksen periaatteista.

Compass HRG jakaa seuraavat henkilötiedot rekrytointiprosessiin osallistuville asiakkaille ja mahdollisille soveltuvuusarvioiden tarjoajille:

•  tunniste- ja yhteystiedot
• CV
• mahdollinen hakemuskirje
• hakuprosessiin liittyvät tiedot

Henkilötietoja ei luovuteta soveltuvuusarviointeja suorittaville yhteistyökumppaneille ilmoittamatta asiasta osallistujalle.

Luottamuksellisuus

Compass HRG:n henkilöstö ja yhteistyökumppanit sitoutuvat pitämään luottamuksellisina kaikki työssä käsittelemänsä henkilötiedot. Compass HRG:n työntekijät ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen työsuhteen alkaessa ja yhteistyökumppaneiden kanssa luottamuksellisuudesta, salassapidosta ja tietoturvasta on sovittu erillisin sopimuksin.

Compass HRG:n henkilötietojen kanssa työskentelevä henkilökunta on koulutettu toimimaan EU:n tietosuojasäännösten mukaisesti ja uusi henkilöstöä koulutetaan EU:n tietosuojasäännösten mukaiseen toimintaan osana heidän perehdytysohjelmaansa.

Tietoturva

Tietomurron sattuessa Compass HRG:n tietoturvasta vastaavat yhteistyökumppanit antavat Compass HRG:lle tiedon tietomurrosta, ja Compass HRG antaa tiedon asiasta viranomaisille 72 tunnin kuluessa.

Oikeutesi

Tietoturvasäännösten mukaan Sinulla on seuraavat oikeudet:

• oikeus nähdä henkilötietosi
• oikeus korjata henkilötietojasi
• oikeus poistaa henkilötietojasi
• oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä
• oikeus kieltää henkilötietojesi käsittely

Sinulla on myös oikeus esittää valitus asianmukaiselle valvovalle viranomaiselle.

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötiedon tallettamiseen ja käsittelyyn. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltävän henkilötietojen käsittelyn tai luovuttamisen laillisuuden arviointiin.

Yhteydenotot

Ota meihin yhteyttä alla olevien yhteystietojen kautta tai käy verkkosivuillamme www.compashrg.com/fi/ jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi suojaamiseen liittyen tai haluat käyttää henkilötietoihisi liittyviä oikeuksiasi.

Categories of personal data and purposes

We collect and process the following types of personal data:

Confidential personal data:

• The confidential personal data include information that is provided by you in written or oral form.

Type of personal data

We will collect and process only data relevant with the specific search & selection process. This includes data like name, telephone number, e-mail address, employer, current position and link to the public source of information where this data is collected from. In addition, we collect data regarding the process itself, like date and time of contact, its subject and the progress status data.

If the process continues with the person, we collect and process the data provided by the person and the progress of the process in our database.

When we collect personal data from a person for search & selection process, you provide the personal data voluntarily. You are not obliged to provide the information to us but this will prevent us continuing the search & selection process with you

Consent

Person will be asked consent for collection of data relevant to the search & selection process, which is provided by him/her.

This consent will be requested in writing when we are in personal contact with the person.

If person continues in the search & selection process to customer presentation phase, we will inform person about this and as written permission to present person data to the customer representatives.

Duration of personal data storage

Compass Human Resources Group retains personal information only when the intended use is justified, and for as long as considered necessary. Person can any time request us to delete all personal data on him/her in our systems, and we will do so.

Data deletion and handling of outdated data

Personal data subject to consent will be destroyed from Compass HRG’s database when the purpose of using the personal data is no longer justified or if the person requests us to delete all personal data on him/her in our system.

Principles of transferring data

We define in our client agreements the principles of transferring personal data to our client company. We will request separate consent from the person in written form to transfer his/her personal data to our client company. We will keep the persons informed over the principles of transferring data.

Confidentiality

We and our subcontractors are obliged to full confidentiality of all personal data they collect and process. Our employees have signed a separate confidentiality agreement at the beginning of their employment. Our subcontractors are contractually obliged to adhere to the same confidentiality and data security measures as we are.

Our employees are educated to operate under the regulations and processes of EU Data Protection regulation and new employees are introduced to the regulation as part of their on-boarding process.

Information and data security

In case of breach in data security our data security technical support partners will inform us about this and we will inform the relevant authorities of the incident within 72 hours of the incident.

Your rights

Subject to the conditions set out in the applicable data protection regulation, you have the following rights:

• The right to request access to the personal data
• The right to rectification of the personal data
• The right to erasure of the personal data
• The right to restriction of processing
• The right to objection to the processing of the personal data

You also have the right to lodge a complaint with the responsible supervisory authority.

You have the right to withdraw your consent. If you withdraw the consent, this will not affect the lawfulness of the processing and/or disclosure prior to the withdrawal.

Contact

Please contact us via the contact details stated below or visit our website www.compasshrg.com/fi if you have any questions in regard to the protection of your personal data or if you wish to exercise your legal rights.

Compass Human Resources Group
Keilasatama 5
FI-02150 Espoo
Finland
+358 10 320 2400
compass@compasshrg.fi